第一条  为规范公司档案管理，现结合公司实际制定本办法。

 

　　第二条  本办法所指档案是指公司在生产、经营管理活动中形成的具有保存价值的各种文件、报表、证照、工作记录、音像资料等。

 

　　第三条  公司档案的整理、归档遵循“明确要求、按责保管、集中归集、统一销毁”的原则；根据档案形成的年限实行分段管理。

 

　　第四条  公司设立由总经理、副总经理、财务总监、总经理助理、各部门负责人组成的档案管理委员会，负责确定档案子类目和《大通公司档案建档内容明细表》，负责档案的鉴定及销毁。《大通公司档案建档内容明细表》通过公司行政文件发布与调整。

 

　　第五条  公司办公室是全公司档案管理的责任部门，负责对单位（部门）档案管理工作进行指导、检查。下设档案室，负责集中管理各单位（部门）已移交的档案。

 

 

　　第六条  公司档案分类设十三个类目，类目、责任部门及分类方式如下：

 

 

　　第七条  每一类目的档案再按内容细分所属的子类目，子类目的划分由责任单位（部门）上报总经理室，由档案管理委员会研究确定。

　　法律诉讼案件的档案、同一基建项目的档案应按案件、项目集中建档。

 

 

　　第八条  所有档案的归集与保管，在同一个子类目下，应按时间顺序归集，并建立目录，目录应包括：目录编号（类目-子类目-年度-序号）、档案内容与归档时间。做到目录中档案内容与档案资料一致，目录中的归档时间与实际情况一致。

　　各类档案应做到分类清晰规范、卷内文件排列合理、装订整齐美观，按年度、类目、子类目、归档时间有序存放。技术设备档案、出租车经营管理档案可不按年度分类。

 

　　第九条  公司档案室由一名档案管理员负责管理，负责对所属档案按年度编制档案总目录，接收与保管各单位（部门）移交的档案。各单位（部门）应指定一名兼职档案管理员，负责按类目、子类目、建档内容的要求整理和保管所属的档案，定期向公司档案室移交。

 

　　第十条  公司档案室与各单位（部门）之间办理档案移交时，共同填写《档案移交单》一式两份，公司档案室、移交单位（部门）各保管一份。

 

　　第十一条  各分公司负责管理所属车辆、人员的出租车经营管理档案。分为集中保管档案和日常工作档案。营运车辆更新后，相关车辆的各类档案至少保存2年。

　　集中保管档案按公司统一的档案分类目录、档案内容整理归档，包括：营运车辆、经营合同、驾驶员等，遵循只进不出的建档原则，在办理相关业务后第二个月底前归档。

　　日常工作档案是指具备有效期限的档案，由各职能科室保管，遵循保持更新的建档原则，所有现行车辆、设备、人员均应建立最新的复印件和电子档案。包括：车辆行驶证、道路运输证、驾驶员驾驶证、从业资格证、计价器检定卡、特种设备许可使用证等。复印件档案按自编号排序存放，电子档案在办理后第二个月10日前上传管理信息系统。

 

　　第十二条  办公室、管理发展部负责保管当年内的档案；计划财务部、人力资源部保管当年及之前一个年度的档案；营运督导部、安全技术部、政治工作部保管当年及之前二个年度的档案。

　　其中，技术设备类档案，在使用期限内均由安全技术部保管，在报废或处置后的第二个年度，向公司档案移交。法律诉讼案件的档案、同一基建项目的档案，应在完成后的第二个年度，向公司档案室移交。

　　各部门（专班）对超过保管期限的档案，应于次年三月至五月间，集中向公司档案室移交或申请销毁。办公室负责督促各单位（部门）办理移交手续。

 

　　第十三条  档案保管期限分为永久、长期（10至15年）、短期（3至5年）三种，在《大通公司档案建档内容明细表》中注明。对公司有长远利用价值的档案永久保存；对公司在一定时期内有利用价值的档案分别作长期或短期保存，介于两种保管期限之间的档案，其保管期从长。

 

　　第十四条  对失去保存价值的档案材料，由办公室、责任单位（部门）向档案管理委员会申请鉴定确认是否销毁。经档案管理委员会批准的，申请单位（部门）编制销毁清册，由总经理签字确认后，办公室监督在指定地点实施销毁。

 

　　第十五条  档案室每年六月底前，对当年档案收进和移出、卷宗数量、利用等情况及时、准确地进行统计，并向总经理室提交档案管理自查报告。

 

 

　　第十六条  管理人员需查阅、外借公司档案室的档案时，借用人应填写《查询、外借档案审批登记表》上的档案内容，经所在部门负责人签字同意后，方可查阅与本部门职能范围相关的档案；查阅与本部门职能无直接关联的档案，须经公司办公室主任签字同意。

　　因特殊原因需要外借公司档案室的档案时，借用人应事先说明用途和归还时间，须经公司总经理签字同意。

 

　　第十七条  管理人员需外借各单位（部门）的档案时，借用人应事先说明用途和归还时间，须经单位（部门）负责人签字同意。

 

　　第十八条  档案管理员负责督促借用人按期归还所借用的档案。其他无关人员不得查阅、借用各类档案。

 

 

　　第十九条  公司档案室、各单位（部门）均应设置专用档案柜，并应有防火、防盗、防潮、防有害生物等安全措施。

 

　　第二十条  档案柜和柜内的卷宗应排列有序，方便取阅查询。

 

 

　　第二十一条  各级档案管理员要严格遵守《中华人民共和国保密法》，对所属的档案严加管理，经常清点，做到不丢失，不泄密。

 

 

　　第二十二条  本办法解释权属公司总经理室。自2020年1月1日起执行。原《档案管理办法》停止执行。

 

附件一：《档案移交单》

附件二：《查询、外借档案审批登记表》